Cómo hacer un recibo de caja para pagos, abonos y caja menor

Qué es un recibo de caja

El recibo de caja es el documento que firma quien recibe un dinero para dejar constancia de que se lo pagaron. Dice quién pagó, cuánto, por qué concepto y cuándo. Para quien paga es su prueba de pago; para quien recibe, el registro de lo que le entró.

Lo usan negocios, independientes y personas naturales: la ferretería que recibe un abono, el maestro de obra que cobra un anticipo, la señora que vende almuerzos y le pagan la semana, o la administración que recibe una cuota.

Un recibo de caja no es una factura. Si estás obligado a facturar ante la DIAN, tienes que expedir la factura electrónica aunque también entregues el recibo.

Cuándo se usa: pagos en efectivo, abonos, anticipos y caja menor

• Pagos en efectivo: es donde más falta hace, porque no queda ningún rastro bancario.
• Abonos: cuando el cliente paga una parte de una deuda o de una factura. En el concepto se dice a qué se abona y cuánto queda debiendo.
• Anticipos: el dinero que se recibe antes de hacer un trabajo o entregar un pedido.
• Cuotas: de un préstamo entre conocidos, de una natillera, de una mensualidad.
• Caja menor: cuando un negocio paga gastos pequeños (un domicilio, un arreglo, un taxi) a alguien que no da factura, le pide que firme un recibo diciendo que recibió ese dinero.

En contabilidad, el recibo de caja registra el dinero que entra. Cuando el dinero sale del negocio, lo usual es un comprobante de egreso. En la caja menor el recibo lo firma la persona a la que le pagaste, porque es ella quien recibe la plata.

Qué debe llevar un recibo de caja

• Número del recibo, en orden (0001, 0002…).
• Ciudad y fecha.
• Nombre del negocio o de la persona que expide el recibo.
• Quién pagó, con su cédula o NIT.
• Valor en números y en letras, para que nadie pueda agregarle un cero.
• Concepto: qué se está pagando, lo más concreto posible.
• Forma de pago: efectivo, transferencia, Nequi, Daviplata, cheque o tarjeta.
• Nombre, cédula y firma de quien recibe el dinero.

En un abono, escribe en el concepto el saldo que queda: «Abono a la factura 1520. Saldo pendiente: $ 480.000». Así nadie tiene que sacar cuentas después.

Ejemplo de un recibo de caja lleno

Si es de caja menor, el recibo cambia de lado: quien firma es la persona a la que le pagaste. Por ejemplo, «Recibí de Ferretería El Tornillo la suma de veinticinco mil pesos m/cte ($ 25.000), por concepto de domicilio de mercancía a la obra de la calle 45», firmado por el mensajero.

Cómo hacer el recibo de caja desde el celular

1. Abre el formato de recibo de caja de FormatoYa (no necesitas cuenta).
2. Responde las preguntas: ciudad, fecha, a nombre de quién se expide, quién pagó, cuánto, el concepto y cómo pagó.
3. Escribe tu nombre y tu cédula, y firma con el dedo en la pantalla. Si el recibo es de caja menor, pásale el celular a la persona que recibe el dinero para que ponga sus datos y firme.
4. Revisa la vista previa y envía el PDF por WhatsApp o imprímelo.

El valor lo escribes solo en números: el recibo lo pone en letras por ti. Si creas tu cuenta, guardas tus datos y tu firma, y el número del recibo sigue solo (0001, 0002…), como en un talonario.

Errores comunes en los recibos de caja

• Poner un concepto como «pago» o «varios»: después nadie sabe qué se pagó.
• No dejar el saldo pendiente cuando es un abono.
• Firmar sin nombre ni cédula, o no firmar.
• Dejar espacios en blanco donde alguien puede escribir después.
• Usar el recibo como si fuera la factura cuando el negocio está obligado a facturar.