Política de privacidad y tratamiento de datos

1. Quiénes somos

FormatoYa es una herramienta en línea para llenar, firmar, guardar y enviar formatos y documentos desde el celular. El sitio lo opera una persona natural domiciliada en Colombia, quien es el responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen en él.

• Correo: hola@formatoya.com
• WhatsApp: +57 314 450 2241
• Sitio web: formatoya.com

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos personales.

2. Qué datos recogemos y por qué

Recogemos solo lo necesario para prestar el servicio. Según cómo uses el sitio:

• Si llenas un formato sin registrarte: lo que escribes se procesa en tu navegador y el PDF se genera en tu dispositivo; no llega a nuestros servidores.
• Estadísticas de uso: qué formato abriste, en qué pregunta vas, si omitiste una pregunta, si abriste la vista previa, si descargaste, compartiste o imprimiste, el tipo de dispositivo y la página por la que llegaste, junto con un identificador aleatorio del navegador. Nunca registramos lo que escribes en el formato. Si luego creas una cuenta, estas estadísticas quedan ligadas a ella para entender cómo se usa el servicio.
• Si creas una cuenta: tu correo (y tu nombre, si ingresas con Google). Con él te identificamos y te enviamos los códigos de acceso y los avisos del servicio.
• Tus datos guardados y documentos: lo que decidas guardar para autocompletar (por ejemplo nombre, cédula, dirección, teléfono, firma), los documentos que llenes y guardes con su consecutivo, y los formatos propios que subas (fotos, PDF o Word).
• Formatos que subes: para convertirlos en preguntas usamos un servicio de inteligencia artificial que lee el texto del formato. Solo se envía el formato en blanco o sus etiquetas, no tus datos guardados.
• Pagos: el plan, el valor, el medio de pago, la referencia y los datos que escribas para tu comprobante (nombre o razón social, cédula o NIT y correo). Si pagas por Bre-B, el comprobante de transferencia que reportes. Los datos de tarjetas y cuentas bancarias los recibe Wompi, no nosotros.
• Contacto: lo que nos escribas por correo o WhatsApp.

No pedimos datos sensibles (como origen racial, salud, orientación política o religiosa, ni datos biométricos) ni datos de menores de edad.

3. Para qué usamos tus datos

• Llenar, guardar, numerar, enviar y descargar tus documentos, y autocompletar los formatos con tus datos guardados.
• Convertir los formatos que subes en preguntas fáciles de responder.
• Autenticarte con un código a tu correo o con tu cuenta de Google.
• Procesar pagos, activar tu plan y emitir tus comprobantes de pago.
• Enviarte avisos del servicio, como el vencimiento de tu plan.
• Atender tus consultas, prevenir fraudes y abusos, y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Mejorar el sitio: saber qué formatos se usan y en qué pregunta se le complica a la gente.

No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad de terceros.

4. Autorización

Al crear tu cuenta o guardar información, nos autorizas de forma previa, expresa e informada a tratar tus datos para las finalidades de esta política. Puedes revocar la autorización en cualquier momento, salvo cuando debamos conservar datos por una obligación legal o contractual.

Si registras datos de otras personas (por ejemplo, de un arrendatario o de un trabajador en un formato), declaras que tienes su autorización para hacerlo.

5. Con quién compartimos tus datos

Solo con proveedores que necesitamos para prestar el servicio (encargados del tratamiento), bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad:

• Vercel: alojamiento del sitio web.
• Railway: servidor de la aplicación y base de datos.
• Nuestro proveedor de alojamiento de archivos: guarda los formatos que subes, fuera del acceso público.
• Anthropic (Claude): lee los formatos en blanco que subes para convertirlos en preguntas.
• Resend: envío de correos (códigos de acceso, avisos y comprobantes).
• Google: inicio de sesión, solo si eliges ingresar con Google.
• Wompi (Bancolombia): procesamiento de pagos en línea.
• Cloudflare: gestión del dominio y del correo de contacto.

Cuando compartes un documento por WhatsApp, correo u otro medio, la información llega a quien tú eliges. También entregaremos datos a autoridades cuando una ley o una orden judicial lo exija.

6. Dónde se guardan tus datos

Algunos de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión internacional, que se hace con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y solo para las finalidades aquí descritas.

7. Cuánto tiempo conservamos tus datos

• Datos de tu cuenta, datos guardados, documentos y formatos propios: mientras tengas tu cuenta. Si pides eliminarla, los borramos, salvo lo que la ley nos obligue a conservar.
• Pagos y comprobantes: el tiempo que exigen las normas contables y tributarias.
• Estadísticas de uso: sin límite las anónimas; las ligadas a tu cuenta se borran si eliminas tu cuenta.
• Datos guardados en tu navegador: hasta que los borres (ver la política de cookies).

8. Tus derechos

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización y pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.

Muchos datos los puedes actualizar o borrar tú mismo desde tu panel.

9. Cómo hacer una consulta o reclamo

Escríbenos a hola@formatoya.com desde el correo de tu cuenta, con tu nombre, lo que pides y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que quieras hacer valer. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que lo acredite.

• Consultas: te respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): te respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más con aviso previo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos lo que falte dentro de los 5 días siguientes.

10. Seguridad

Usamos conexiones cifradas (HTTPS), sesiones seguras, acceso restringido a la base de datos, documentos guardados fuera del acceso público y enlaces temporales para verlos. Ningún sistema es infalible: si detectamos un incidente que afecte tus datos, te avisaremos y lo informaremos a la SIC como exige la ley.

11. Cookies y datos en tu navegador

12. Menores de edad

El servicio está dirigido a mayores de 18 años. No recogemos a sabiendas datos de menores; si detectamos alguno, lo eliminamos.

13. Cambios y vigencia

Esta política rige desde su publicación. Si hacemos cambios importantes te avisaremos en el sitio o por correo antes de aplicarlos. La fecha de la última actualización aparece al inicio.