Qué es una remisión y cómo hacerla para que el cliente firme el recibido

Qué es una remisión y para qué sirve

La remisión (también llamada nota de entrega o remisión de mercancía) es el documento que acompaña un pedido cuando se entrega. Dice qué se entregó, cuánto, a quién, dónde y cuándo, y lleva la firma del cliente que recibe.

Su función es una sola: ser la prueba de la entrega. Si después el cliente dice que le faltó una caja o que el mueble llegó rayado, la remisión firmada muestra qué recibió y en qué condiciones. Por eso la parte más importante es la firma de «recibido a satisfacción».

Cuándo se hace una remisión

Se usa siempre que sale mercancía de tu negocio hacia un cliente y quieres dejar constancia de que llegó. Los casos más comunes:

• Domicilios y despachos: el mensajero o el conductor entrega el pedido y el cliente firma.
• Entregas por partes: un pedido grande que se despacha en varios viajes, con una remisión por cada entrega.
• Trabajos a la medida: muebles, puertas, cortinas o estructuras que se entregan e instalan donde el cliente.
• Entregas a obra: materiales que recibe el maestro o el almacenista de la obra.
• Mercancía en consignación o préstamo de equipos: queda claro qué salió y quién lo tiene.

Remisión y factura electrónica: no son lo mismo

Es la confusión más común. La remisión prueba la entrega; la factura soporta la venta ante la DIAN. Son documentos distintos y uno no reemplaza al otro.

Si estás obligado a facturar, tienes que expedir la factura electrónica aunque ya hayas hecho la remisión. Lo usual es entregar con remisión y facturar después, mencionando en la factura el número de la remisión para que el cliente las relacione. Si no estás obligado a facturar, la remisión firmada te sirve como constancia de lo que entregaste, pero no se convierte en factura por eso.

Si tienes dudas sobre si debes facturar, pregúntale a tu contador. La remisión te ayuda a llevar el control de entregas, pero no te cubre frente a la obligación de facturar.

Qué debe llevar una remisión

• Número de la remisión, en orden (0001, 0002…), para tu control.
• Datos de tu negocio: nombre, NIT o cédula y teléfono. El logo es opcional.
• Ciudad y fecha de la entrega.
• Datos del cliente: nombre, cédula o NIT, dirección de entrega y celular.
• Productos: cantidad, descripción y valor unitario de cada uno, con el total.
• Observaciones: estado de la mercancía, saldo pendiente, garantía o lo que quede por entregar.
• Firma de quien entrega y firma del cliente con la frase «recibido a satisfacción».

Describe los productos como para que un tercero los reconozca: «Comedor 6 puestos en roble, vidrio templado» dice mucho más que «comedor». Si hay referencias, tallas o colores, ponlos.

Ejemplo de una remisión llena

Fíjate en las observaciones: ahí queda el saldo que falta por pagar y cómo se entregó el pedido. Si algo llega con un defecto, se escribe ahí antes de que el cliente firme.

Cómo hacer una remisión desde el celular

1. Abre el formato de remisión de FormatoYa (no necesitas cuenta).
2. Escribe los datos de tu negocio, la fecha y los del cliente.
3. Agrega un renglón por producto con la cantidad, la descripción y el valor unitario: el total se calcula solo.
4. Firma tú y pásale el celular al cliente para que firme con el dedo el «recibido a satisfacción», o descarga el PDF, imprímelo y que firme en papel.
5. Envíale el PDF por WhatsApp para que los dos tengan la misma copia.

Si creas tu cuenta, el número de la remisión sigue solo (0001, 0002…) y no tienes que volver a escribir el nombre, el NIT, el teléfono ni el logo de tu negocio.

Errores comunes con las remisiones

• Dejar que el cliente firme sin revisar la mercancía: luego no hay forma de probar si el daño venía de antes.
• Escribir descripciones vagas, como «varios» o «materiales».
• No anotar lo que quedó pendiente en una entrega parcial.
• Guardar la remisión en papel y perderla justo cuando el cliente reclama.
• Creer que con la remisión ya no hace falta la factura electrónica.