Cómo hacer un recibo de arriendo (y dejar de llenar el talonario a mano)

Qué es un recibo de arriendo y por qué darlo siempre

El recibo de arriendo es el documento con el que el arrendador deja constancia de que recibió el pago del canon (o de un abono) de una casa, un apartamento, una habitación o un local. Es la prueba de pago del arrendatario: si mañana hay una discusión sobre si se pagó un mes, el recibo la resuelve.

En el arriendo de vivienda urbana, la Ley 820 de 2003 obliga al arrendador a entregar comprobante escrito de cada pago. Y aunque la ley no lo exigiera, darlo te protege a ti también: tienes el registro de cuánto te pagaron, cuándo y por qué concepto.

Qué debe llevar un recibo de arriendo

Un buen recibo de arriendo responde cinco preguntas: quién pagó, a quién, cuánto, por qué y cuándo. En la práctica lleva:

• Número del recibo, en orden (0001, 0002…), como en un talonario.
• Ciudad y fecha del pago.
• Nombre y cédula de quien paga (el arrendatario).
• Valor en números y en letras, para que no se pueda alterar.
• Concepto: qué inmueble y qué mes se paga (por ejemplo, «canon del local 2, mes de noviembre»).
• Forma de pago: efectivo, transferencia, Nequi, Daviplata o consignación.
• Saldo pendiente, si el pago fue parcial.
• Nombre, cédula y firma de quien recibe (el arrendador o su encargado).

El concepto es lo que más se descuida. «Arriendo» a secas no dice de qué mes ni de qué inmueble: escribe siempre el mes y, si tienes varios inmuebles, cuál es.

Cómo escribir el valor en letras

El valor en letras evita que alguien agregue un cero. Se escribe completo y en pesos, seguido de «m/cte» (moneda corriente). Por ejemplo, $850.000 se escribe «ochocientos cincuenta mil pesos m/cte» y $1.250.000 «un millón doscientos cincuenta mil pesos m/cte».

En FormatoYa no tienes que escribirlo: pones el valor en números y el recibo lo escribe en letras solo.

Cómo hacer el recibo de arriendo desde el celular

1. Abre el formato de recibo de arriendo de FormatoYa (no necesitas cuenta).
2. Responde las preguntas: fecha, quién te pagó, cuánto, el concepto y la forma de pago.
3. Firma con el dedo en la pantalla.
4. Revisa la vista previa y descarga el PDF o envíalo por WhatsApp al arrendatario.

Si creas tu cuenta, guardas tus datos y tu firma, y el número del recibo sigue solo cada mes: el primero sale como 0001 y los siguientes van subiendo, igual que en un talonario, pero sin perder las copias.

¿Talonario de papel o recibo digital?

El talonario funciona, pero tiene tres problemas: se pierde, la copia de papel carbón se borra con el tiempo y el arrendatario tiene que estar presente para recibirlo. Un recibo en PDF firmado se envía por WhatsApp apenas te llega la transferencia y queda guardado en el celular de los dos.

Si el arrendatario prefiere papel, imprimes el mismo PDF. Lo importante es que el contenido sea completo y que cada recibo tenga su número.

Errores comunes en los recibos de arriendo

• No poner el mes que se paga: después no se sabe a qué periodo corresponde el pago.
• Dejar el valor solo en números.
• Firmar sin escribir el nombre ni la cédula de quien recibe.
• No anotar el saldo cuando el pago es parcial.
• Repetir números o saltarse recibos: pierdes el control de cuántos expediste.