Cómo hacer un certificado laboral para tu trabajador (con modelo para llenar)

Qué es un certificado laboral y quién lo expide

El certificado laboral, que muchos llaman carta laboral o constancia de trabajo, es el documento en el que el empleador hace constar que una persona trabaja o trabajó con él: desde cuándo, en qué cargo, con qué tipo de contrato y, si se pide, cuánto gana.

Lo expide el empleador, no el trabajador. Si tienes una empresa, un negocio pequeño o empleas a alguien en tu casa, eres tú quien la firma. En empresas grandes la hace el área de talento humano; en una tienda o un taller, normalmente el dueño.

Cuando el contrato termina, el Código Sustantivo del Trabajo (artículo 57, numeral 7) obliga al empleador a dar un certificado de trabajo si el trabajador lo pide. Mientras la persona sigue trabajando, lo normal es que el empleador también se la expida cuando la necesite.

Para qué piden una carta laboral

La carta laboral sirve para demostrar que la persona tiene un ingreso estable o la experiencia que dice tener. Se la piden, por ejemplo:

• El banco o la cooperativa, para aprobar un crédito o una tarjeta.
• La inmobiliaria, para estudiar un arriendo, tanto al arrendatario como al codeudor.
• Un nuevo empleador, para comprobar la experiencia que aparece en la hoja de vida.
• Una embajada, para el trámite de una visa.
• Un almacén o una entidad de crédito, para comprar a cuotas.

Pregunta siempre a tu trabajador para qué la necesita. Si es para un banco, casi seguro le van a pedir el salario; si es para una hoja de vida, puede ir sin él.

Qué debe llevar un certificado laboral

Un certificado laboral completo tiene estos datos:

• Ciudad y fecha de expedición. Muchas entidades no reciben cartas con más de 30 días, así que la fecha importa.
• Nombre y NIT de la empresa. Si el empleador es una persona natural, va su cédula.
• Nombre completo y cédula del trabajador.
• Cargo que tiene o tenía.
• Tipo de contrato: a término indefinido, a término fijo o por obra o labor.
• Fecha de ingreso y, si ya se retiró, fecha de retiro.
• Salario mensual, en números y en letras, cuando se pide.
• A quién va dirigido, si es para una entidad en particular.
• Nombre, cargo, firma y teléfono de quien firma, para que puedan llamar a confirmar.

El teléfono es más importante de lo que parece: bancos e inmobiliarias suelen llamar a verificar. Pon un número donde de verdad contesten en horario de oficina.

Ejemplo de certificado laboral

Así queda el texto de una carta laboral para una trabajadora activa que la pide para un arriendo:

Si la persona ya no trabaja contigo, el texto cambia a «laboró en esta empresa desde… hasta…». En FormatoYa no tienes que redactarlo: respondes si todavía trabaja y el formato escribe la frase correcta.

Cómo hacer el certificado laboral desde el celular

1. Abre el formato de certificado laboral de FormatoYa (no necesitas cuenta).
2. Escribe los datos de la empresa: nombre, NIT y, si quieres, sube el logo.
3. Responde los datos del trabajador: nombre, cédula, cargo, tipo de contrato, fecha de ingreso y si todavía trabaja o ya se retiró.
4. Pon el salario o toca «Omitir» si no debe aparecer. El valor en letras sale solo.
5. Escribe a quién va dirigido (o toca «Omitir» si es general), tu nombre, tu cargo y un teléfono de contacto.
6. Firma con el dedo, revisa la vista previa y descarga el PDF o envíalo por WhatsApp al trabajador.

Si creas tu cuenta, quedan guardados los datos de la empresa, el logo y tu firma, y la próxima carta laboral solo te pide los datos del trabajador.

Errores comunes al hacer una carta laboral

• Usar una carta vieja: si tiene meses, el banco o la inmobiliaria la va a devolver.
• Escribir el cargo de forma vaga («empleado», «colaborador») en vez del cargo real.
• Poner un salario distinto al que se paga. La carta la firmas tú y respondes por lo que dice.
• Dejar por fuera el teléfono, o poner uno que nadie contesta.
• Olvidar la fecha de retiro cuando la persona ya no trabaja: parece que todavía está vinculada.

Si la persona trabajó contigo por contrato de prestación de servicios, no hay relación laboral: lo que certificas es el contrato y el tiempo que prestó sus servicios. El formato tiene esa opción en el tipo de contrato.